Direto ao ponto: MEI só precisa de certificado digital caso o município ou estado exija-o para emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). É o que esclarece o Portal do Empreendedor, site oficial do Governo Federal. Porém, esse recurso oferece diversas vantagens, que serão mostradas a seguir.
Para saber se o certificado MEI é exigido na sua localidade, procure a informação no setor da prefeitura que faz a formalização de microempreendedores individuais. Em alguns lugares, os municípios têm setores próprios para esse procedimento.
Algumas obrigatoriedades podem demandar certificado digital para o MEI. Não é que ele seja obrigatório, mas facilita bastante a rotina dos microempreendedores individuais, como vamos mostrar neste artigo.
Assinatura de contratos a distância
Diversos microempreendedores individuais têm atividades em que é possível prestar serviços ou vender produtos para todo Brasil e mundo. Muitas vezes, a contratação ou compra só acontece mediante assinatura de contrato com autenticação e firma reconhecida.
Sem o certificado digital, esse trâmite é bem mais demorado. É preciso imprimir o documento, assinar da forma tradicional, reconhecer no cartório e enviar para o cliente. Tudo isso tem um custo e é desgastante.
Com o certificado digital, tudo é mais simples, rápido e econômico. Do seu computador, é possível assinar o contrato e enviá-lo.
Além disso, a assinatura eletrônica com certificado digital dispensa o reconhecimento em firma. Ou seja, você não irá arcar com taxas nem com despesas de envio.
Outra vantagem é que o documento assinado com o instrumento tem validade jurídica.
Cadastro de colaborador no e-Social
Quem é MEI pode contratar uma pessoa para ajudá-lo. Um estagiário formalizado também é permitido. Para que tudo fique dentro da legalidade, é preciso cadastrá-los no e-Social. É possível fazer isso sem o certificado digital. No entanto, de forma mais morosa.
Caso você tenha contrato com uma contabilidade, normalmente, elas pedem o certificado digital para realizar a obrigatoriedade para você.
Qual o melhor certificado digital para MEI?
Muita gente denomina o instrumento de Certificado MEI. No entanto, é só uma maneira de falar. O tipo certo de certificado digital para você é o e-CNPJ. Existem duas opções:
- e-CNPJ A1: gerado e armazenado diretamente em um computador, com validade de 1 ano;
- e-CNPJ A3: gerado e armazenado diretamente em uma mídia criptográfica (token ou smart card), com validade de 1 a 3 anos.
Quanto maior o tempo de validade do certificado, mais otimizado é o seu investimento. Isso porque você vai usá-lo mais vezes antes do período de renovação.
Você ainda precisa escolher a mídia em que seu certificado digital será armazenado.
- Arquivo: o usuário instala o certificado digital no computador e com uma senha você consegue utilizá-lo sempre que precisa. Se houver uma pane no equipamento, vírus ou outro problema, o certificado fica prejudicado. O e-CPF A1 só é emitido neste formato.
- Cartão (Smartcad): como o nome indica, o certificado digital é armazenado em um cartão. Para acessá-lo, é necessária uma leitora. Sim, quem optar pelo certificado digital no smartcard recebe um kit com a leitora e o cartão. A segurança é total: mesmo com uma invasão de hacker ou vírus, o seu certificado digital continua protegido.
- Token: a grande diferença do token para o cartão é a eliminação da leitora. O certificado fica armazenado em uma espécie de pen-drive e não pode ser exportado para outro hardware. Mesmo com ataques cibernéticos, o certificado digital continuará protegido.
Certificado digital na nuvem: Bird-ID
Além do e-CNPJ, existe o certificado armazenado em nuvem. O MEI também pode obter esse certificado, o Bird PJ3. Um ponto importante sobre ele é a validade, por uso (transações). No caso do Bird PJ3, ele precisa ser renovado a cada 12 transações.
Mas o Bird-ID tem vantagens:
- Se a pessoa perder o certificado, ele pode ser usado em outra máquina.
- Uma notificação é enviada toda vez que o Bird-ID é usado.
- Pode ser usado em dispositivos móveis, tablets, celulares.
- Tem validade estendida de 5 anos.
Quer emitir o seu certificado digital? Basta procurar uma de nossas unidades. Nossa equipe está preparada para dar orientações sobre a melhor opção para você!
Texto: Talita Camargos
